2 适用范围
本程序适用于棒材厂QES管理体系范围内有关文件的管理。
3 引用文件
3.1《质量管理体系要求》GB/T19001-2008idt ISO9001:2008；
3.2 《环境管理体系要求及使用指南》GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004；
3.3《职业健康安全管理体系规范》GB/T28001-2001；
3.4《质量管理体系基础和术语》GB/T19000-2008idt ISO9000:2005。
4 术语和定义
本程序采用《质量管理体系基础和术语》GB/T19000-2008idt ISO9000:2005、《职业健康安全管理体系规范》GB/T28001-2001、《环境管理体系要求及使用指南》GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004标准中的术语和定义。
5 管理职责
5.1 计划营销科负责QES管理体系手册的策划、编制、发放、修改控制；组织体系程序的编制、发放和修改。
5.2 各部门负责本部门QES管理体系程序、相关作业文件及外来文件的管理。
6 控制程序
6.1 文件的分类
棒材厂QES管理体系文件包括：QES管理体系手册、QES管理体系程序、与QES管理体系有关的公文、作业文件、记录和外来文件（包括法律法规）等。
6.2 文件的载体
文件的载体可以是纸张、照片、计算机软盘、光盘、网络及其它电子媒体或它们的组合。
6.3 文件的状态、编号和版本标识
6.3.1 状态控制
（1）QES管理体系文件的状态分为“受控”和“非受控”两类，受控文件应注明发放编号和持有人，作废时及时收回或做上作废标识。
（2）非受控的QES管理体系文件在修订时不予修订，作废时不予收回。
6.3.2 编号和版本标识
QES管理体系文件应进行编号（编号规定按附录1），手册和程序文件应附有文件修改履历表（其格式见附录4）。版本标识由版本和修改码组成，如：A/0，其中大写英文字母“A”为版本，阿拉伯数字“0”为修改码。
6.4 文件编制、审查、批准
管理体系文件的编制、审查、批准按附录2的规定实施并保存证据；文件审查、批准人员应确保文件的内容是充分与适宜的。
6.5 文件的发放和回收
6.5.1 文件的发放
（1）文件发放部门确定文件发放范围，根据发放范围进行发放并做好发放记录。
（2）当文件破损严重影响使用时，文件使用人到文件发放部门更换文件，发放部门做好记录，新文件发放编号仍沿用原编号。
（3）当文件丢失时，由文件使用人提出申请，经文件发放部门核实批准后补发并做好记录。新文件使用新的发放编号，原发放编号作废。
6.5.2 文件的回收
（1）文件发放部门依据原文件发放记录收回原文件，通过电子媒体发放的文件，用新文件代替原有所有旧文件，回收后除归档的文件外统一由回收部门进行销毁并做好记录。
（2）当文件持有人调离岗位时，文件持有人所在单位必须及时回收其所使用文件并报文件发放部门，文件发放部门做好回收记录。
6.6 文件的复制
文件的复制应严格按受控文件进行标识和发放。复制的公文由厂办进行标识并记录。
6.7 文件的使用与保管
文件应清晰可辨、妥善保管。
6.8 文件的评审与修订
6.8.1 文件编制部门每年对所编制的文件进行一次评审，形成“控制/使用的有效文件清单”（其格式见附录3），确认文件的有效性和符合性。当文件不适用时应对文件进行及时修订。
6.8.2 文件使用者发现文件不适用时，可向文件编制部门提出修改要求，
由文件编制部门评审，必要时修订。
6.8.3 QES管理体系文件修改均由文件原编制部门按本程序规定实施。
6.8.4 文件修改方式包括：直接在原文上修改、换页、换版。
6.9 文件的归档
文件归档按《公司档案管理制度》执行。
6.10 公文的管理
公文由厂办公室按《公文处理办法》（莱钢股份综字[2002]281号文）和《关于印发行政机关公文格式标准的通知》（莱钢股份综字[2003]445号文）执行。
7 相关文件
（1）《公司档案管理制度》；
（2）《公文处理办法》（莱钢股份综字[2002]281号）；
（3）《电子公文处理办法》（莱钢股份综字[2002]395号）；
（4）《电子公文传输系统管理办法》（莱钢股份综字[2003]126号）；
（5）《莱芜钢铁股份有限公司关于加强EIP＆OA办公自动化系统保密管理的通知》（莱钢股份综字[2004]224号）。
8 相关记录
(1)控制/使用的有效文件清单 R-BCQESP01-01
(2)棒材厂发文登记表R-BCQESP0
==>>