摘要
信息技术的发展将对传统的商业模式 管理模式带来巨大的冲击已经成为不
争的现实 外贸企业直接面对国际市场 对于全球信息化的浪潮体会更为深切
随着全球市场竞争的日益激烈 中国进出口商所面临的压力与日俱增 越来越多
的国际买家采用电子商务的方式进行国际采购 电子商务在未来的某一天也许会
成为新的贸易壁垒 由于因特网的发展 国内生产企业有更多的机会直接面对国
外买家 了解国际市场行情 给外贸公司留下的生存空间越来越小 出于应对激
烈市场竞争的需要 贸易方式较以往更为多样和灵活 使得传统的业务 资金管
理模式显得力不从心 外贸企业信息化建设的工作已经迫在眉睫 笔者在国有
外贸企业工作多年 深感外贸企业的信息化工作是一项艰巨而复杂的系统工程
而且业内企业成功实施的案例屈指可数 本文试图对外贸企业信息化建设的各个
不同层次分别加以探讨 偏重对工作实际中操作环节的研究
一 首先 文章对传统外贸企业信息化建设的迫切性进行了分析 这种迫切
性的压力主要来自于政府宏观管理对外贸易电子手段的应用 信息时代国际贸易
经营环境的改变 传统的企业管理 营销模式亟需借助信息化手段加以革新等几
方面
由于中国国际电子商务工程取得的突破性进展 我国政府对于若干重要贸易
环节的管理都在逐步实现电子化 其中包括出口商品配额的电子招标 进出口报
关单联网电子核查系统 结汇和出口退税管理系统 产地证网上申领系统等 电
子化的管理手段极大程度地规范了贸易秩序 净化了经营环境 提高了工作效率
同时也使以进出口贸易为主业的专业外贸公司必须适应这种电子化的管理手段
别无选择
国际贸易的运行方式和环境也正在发生重大变化 电子贸易将进一步加剧国
际贸易的竞争 尤其使供应商面临严峻考验 生产者与消费者之间通过网络的直
接接触 使得信息网络成为最大的中间商 传统的贸易代理商和专业进出口公司
地位相对下降 经营利润大打折扣 在不久的将来 电子贸易将成为新的贸易壁
垒 企业信息化建设的程度将成为其作为信息技术发达国家企业贸易伙伴的必要
衡量条件
国际贸易经营主体亦会发生新的变化 新型的国际贸易企业组织形式电子公
司正逐步增多 企业可通过因特网改变其进入市场和接触客户的方法 在网上建
立 虚拟公司 成为可能
传统外贸企业管理手段的落后也在呼唤信息化的管理模式 随着国际贸易竞
争的加剧 要求外贸公司为国内外客户提供更为灵活 富于个性化的服务 传统
的业务管理模式无法适应对日常大量的单据流 资金流 物流 信息流的处理
需要借助信息化手段加以革新
二 外贸企业信息化建设的准备
事实上 对于传统外贸企业尤其是国有外贸企业实施信息化管理的过程是一
个十分艰难的过程 建设之初需要方方面面的准备
首先 企业决策层对企业信息化建设的态度至关重要 企业信息化建设的最
大困难不是技术问题和资金问题 而是管理问题和观念问题 只有企业的最高管
理层才有可能逾越革新旧的管理模式过程中的诸多障碍 同时要求企业最高管理
者将企业信息化进程与企业战略目标相结合 并具备超越自我的思想境界
建立以企业信息主管 CIO 为核心的信息工作体系 CIO 作为企业的高层
领导者之一 其职责就是战略规划 资源管理 技术管理 具备将企业的核心业
务和管理与信息技术全方位 多层次 多渠道结合的能力
制定企业信息化的整体规划与方案 做好资金 人才方面的准备 信息技术
应用于外贸企业的深度大致可分为四个层次 初级替代层次 高级替代层次 变
革层次 创新层次 不同企业 同一企业的不同阶段对信息化的要求是不同的
对企业自身进行充分的现状分析 明确企业信息化建设的基本目标至关重要 并
据此制定相应的整体规划和实施步骤 做好相应的资金 人才准备
三 外贸企业内部信息系统的建立
文章认为 外贸企业信息化的进程应从企业内部网 Intranet 的建设开始
Intranet 是企业信息系统最基础的平台 在外贸企业中可应用于企业信息发布
企业动态经营信息的提供 企业内外部通讯联络 发布电子版的企业简报 远程
办公和管理等 由于其功能主要基于服务企业内部 而且界面友好 易于学习
对于引领职工初步接受信息化模式大有好处
外贸企业管理信息系统 MIS 的建立是企业实施信息化管理的核心所在
专业外贸公司的业务管理与其他行业相比有许多不同特点 大部分是纯粹的
贸易公司 对进出口业务流程的控制重于对产品生产过程的控制 业务过程体现
为经营 服务过程 各类单据日处理量大 业务流程独特 通常采用总公司 部
门或分公司分级管理模式 以财务核算为管理核心 随着经营环境的日趋复杂
对客户的信用评价体系亟待完善 对于受国家政策法规制约的关键环节的控制至
关重要等等
行业特点决定了应用于外贸企业的 MIS 的控制重点 即将业务流 资金流
物流 信息流四者实时 准确 有计划地管理起来 达到 事前管理 事中监控
事后分析 的目标 其设计应注意数据处理统一集中 尽量应用财务 业务一体
化解决方案 同时需考虑对将来电子商务的支持和 ISO9002 质量体系的结合
MIS 的开发 建立是一项复杂的系统工程 实施过程中就必须注意一些要点
组建企业信息化委员会并下设专门的信息机构 一定要选择专业开发商或购买开
放性强的商品软件 配合开发商或软件供应商进行详尽的系统分析 建立使用
MIS 制度化的保证 利用 MIS 的应用对企业文化进行重新塑造等等
文章选取了 南北外贸 ERP 管理系统 作为案例进一步阐述了管理信息系统
在外贸企业的应用
四 外贸企业的网上营销
对于专业外贸公司 其网上营销的重点主要侧重于网上宣传 网上信息收集
网上销售等 可采取自建企业网站 加入社群网站或二者并用
自建企业网站需注意网站的内容 形象设计 并投入精力予以推广 而加入
社群网站则可以借助其声誉接触到大量潜在客户 关键是选择适当而专业的 具
有合理性价比的网站 例 环球资源网站 www.globalsources
无论是企业自建网站还是加入专业社群网站 只有将客户的查询变成实实在
在的成交才能获得效益 这就需要在利用网站拓展业务的同时掌握其中的关键要
领 做足网下功夫
利用网站推广业务是一种十分适合外贸企业的方式 也是企业介入电子商务
的一种比较简捷 低成本的切入点