金华餐饮有限公司
宴会预订管理制度
第一章总则
第一条目的。为规范本公司宴会预订相关工作，特制定本制度
第二条范围。本制度宴会预订服务全过程，宴会预订部相关工作人员均适用
第二章宴会预订联络方式及注意事项
第三条电话预订
电话铃响三声内接起，接电话流程如下
（1）您好（早上好），××饭店宴会预订部，请问有什么能为您帮忙的吗？
（2）请告诉我您的姓名，好吗？
（3）可以告诉我您公司的名称吗？
（4）请告诉我宴会大致人数？
（5）请告诉我宴会日期，好吗？
（6）请问您需要什么种类的宴会？我们饭店目前有…
（7）××先生（女士），这种宴会的价格是×××，并有××优惠活动，您看行吗？
（8）请问你对宴会有什么特别要求吗？
（9）如果没有别的要求的话，我可以重复一遍您的预订吗？
（10）请留下您的联系方法好吗？以便再次详谈相关细节
（11）谢谢您的预订。欢迎您光临××饭店，再见！
（12）在顾客之后挂断电话
第四条面谈预订
面谈中，须与顾客当面洽谈所有的细节，满足顾客提出的各种要求，并说明付款方式等。预订员应填写预订单和联络方法，提前较长时间预订的可用信函或电话方式与客户联络
第五条信函预订。主要用于促销活动、回复客人的询问、寄送确认信。收到客人的询问信后，应立即回复，并附上饭店场所设施介绍和有关建设性意见
第六条必要时也可用传真等方式与客户联络
第三章相关工作表格及填写
第七条宴会预订通知单。宴会销售部在接受客户预订时，应将商洽事项、细节要求等填写在宴会预订通知单上，以便更好地组织实施
第八条宴会合同书。与客户签订宴会合同书，双方均应如约履行合同的各项条款
第九条宴会预订记录表。用于记录预订情况，供预订员查核。宴会预订记录表一日一页。主要项目包括宴请日期、时间、客户电话号码、人数和宴会厅名称、活动名称，是确定还是暂定等
第十条宴会预订更改单。宴会预订通知单发往各部门之后，如客户提出临时变动，宴会部应迅速填写宴会预订更改单，并送交有关部门，以便进行相应调整
第四章宴会预订服务细则
第十一条在接受客人询问前，预订员应掌握本饭店宴会厅的状况，并了解各种菜肴、价格及服务水平等情况，做到心中有数。例如，宴会厅的面积、高度、采光、通风、装饰、最大客容量；各类宴请标准所提供的菜肴品种、烹调方法等
第十二条与客户洽谈所有的宴请细节，尽量满足客人的各种要求，并填写宴会预订单
第十三条在宴会活动日记簿上标明活动地点、时间、人数等事项，并注上是否需确认的标记
第十四条一旦宴会活动得到确认，将已确认的菜单、饮料、场地布置示意图等资料，迅速送交顾客，并附上宴会合同书。宴会合同书一式五联，第一联由顾客自存，第二联由顾客签字后回收，第三联由宴会销售员保存，第四联交成本控制员，第五联留底
第十五条如果是提前较长时间预订的，应主动用信函或电话方式保持联络，进一步确定日期及有关的细节。对暂定的进行密切的跟踪和查询
第十六条收取订金。为了保证宴会预订的成功率，可以要求顾客预付一定数量的定金。饭店的常客及有良好信誉者，则不必付定金
第十七条建立宴会预订档案。