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行政管理部行政专员职位说明书
岗位名称
行政专员
岗位编号
MXXZ02

所在部门
行政管理部
岗位定员
1

直接上级
行政管理部经理
工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期
2012年2月

负责集团总部办公设备和办公环境、来访接待、档案等行政事项的管理工作

职责与工作任务：

职
责
一
职责表述：负责起草公司行政管理制度，规范行政管理行为

工作
任务
拟订公司行政管理制度

检查监督行政管理制度的执行情况，进行日常行政工作的组织与管理

分析制度执行中存在的问题，对制度提出修订意见

职
责
二
职责表述：负责组织集团层面会议的筹备工作

工作
任务
组织安排会议场所，起草和实施会务方案

协调和配合安排其他会务事项

负责会议室的登记使用、会议设备物资准备等工作

职
责
三
职责表述：负责组织集团总部档案及证照年审管理工作

工作
任务
负责本部门档案资料收集、整理、编目、归档

负责指导、检查集团总部各部门档案整理

组织集团总部各部门定期移交部门档案资料

组织鉴定集团总部各部门归档档案质量，并监督整改

负责集团总部档案室的管理，保证档案室及档案资料的安全

负责集团总部档案的借阅、编研、开发利用、鉴定、销毁

负责集团总部营业执照、代码证、资质证等系列证照的年检、变更及管理、使用

职
责
四
职责表述：协助上级进行内务管理，为其他部门提供及时有效行政服务

工作
任务
对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息

负责公司传真的收发及传递

负责公司报刊、杂志的订阅

负责记录部门考勤

协助做好公司各部门之间的协调工作

职
责
五
职责表述：负责集团企业标识管理

负责集团总部及各子公司企业标识的设计、注册、应用、变更、注销工作

负责集团总部及各子公司企业标识产品的消耗情况，及时补充

职
责
六
职责表述：公司集团总部活动组织和安排

工作
任务
负责起草集团总部活动方案

负责集团总部活动的策划、筹备、执行、协调、总结工作

负责集团总部活动档案的整理、立卷、归档工作

职
责
七
职责表述：负责部门费用管理及其他工作

工作
任务
起草部门费用预算，报上级审核

负责部门费用统计，参与部门费用控制，提出改进建议

职
责
八
职责表述：完成领导交办的其他工作

权力：

对行政后勤管理制度有起草权

对集团总部档案的保管权

工作协作关系：

内部协调关系
集团总部各部门、子公司

外部协调关系
消防局、派出所、街道、社区、媒体、其他相关外部单位

任职资格：

学历
大学专科及专科以上学历

经验
3年以上相关工作经验

年龄
25岁以上，身体健康

知识
具备相应的行政管理知识、秘书知识、档案管理、文书撰写知识；能够熟练使用办公室软件，并具备基本的网络知识

能力
具有较强的责任心、具有较强的写作能力和表达能力，有一定的人际能力、沟通能力、计划与执行能力