文件控制程序
起草人：万红冬
审核人：林志泉
批准人：林志泉 批准日期：2011 年08月 28日
1目的
保证公司质量和食品安全管理体系（以下简称管理体系）文件得到有效控制，确保与管理体系相关场所能及时得到所需的准确文件，并使用其有效版本。
2 适用范围
本程序适用于公司管理体系文件的管理控制，以及与公司管理体系文件相关的外来文件的控制。
3 职责
3.1 质量和食品安全管理手册由管理者代表组织编制，公司总经理负责批准发布。
3.2 质量和食品安全管理体系程序文件由食品安全小组负责组织编制、会审定稿，管理者代表负责批准发布。
3.3 质量和食品安全管理体系作业指导类文件由食品安全小组负责组织相关部门编制、质量技术部审核定稿，相关部门负责人批准发布。
3.6 由办公室负责文件会审。
3.7 办公室负责食品质量安全管理体系文件的管理。办公室档案室负责所有文件的存档。
4 工作内容
4.1 文件分类（按层次分类）
4.1.1 第一层次文件——质量和食品安全管理手册
4.1.2 第二层次文件——程序文件：包括质量管理体系程序文件、HACCP管理体系程序文件
4.1.3 第三层次文件——作业指导类文件：包括管理规定、外来文件等
4.1.4 第四层次文件——记录与表格类文件：包括质量管理体系文件及HACCP管理体系文件相关的各项记录
4.2 文件编写与审批
4.2.1 文件编写与审核总要求
4.2.1.1 文件的标题、内容、文字应正确、简练，条理清晰，用词准确、易于识别和检索。
4.2.1.2 编制各类文件规定格式、统一编号，便于查找。
4.2.1.3 文件不得使用手抄件，以防差错。
4.2.2 管理手册由管理者代表组织编写审核，总经理批准。
4.2.3 质量和食品安全管理体系程序文件由食品安全小组负责组织编写、会审定稿，管理者代表批准。
4.2.4 作业指导类文件由食品安全小组负责组织相关部门编制、办公室审核定稿，相关部门负责人批准发布。
4.2.5 记录编制与审批按《记录控制程序》执行。
4.3 文件发放
4.3.1 文件受控状态：分受控文件及非受控文件两种
4.3.2 质量和食品安全管理体系文件由质量技术部根据工作需要确定发放对象，填写《文件发放回收登记表》编号发放，领用部门（或领用人）办理登记手续，签字领用。
4.3.3 “受控”文件，在封面（或首页）加盖“受控”印章，注明分发号并填写《受控文件清单》；“非受控”文件，不盖印章，由质量技术部批准，并需填写《文件发放回收登记表》编号发放。
4.3.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由文件使用部门交文件管理部门收回、销毁。
4.3.5 若文件遗失，文件持有者应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应分配新的分发号，并注明原文件分发号作废。
4.4 文件保存
4.4.1 文件持有者不得将文件外借。文件持有者必须对文件妥善保管，避免遗失或损坏。
4.4.2 文件持有者如将文件遗失或损坏，由持有者提出申请，报文件管理部门批准后按4.3.5执行。
4.5 文件更改
4.5.1 当国家法律法规、标准、公司生产品种和公司管理体系发生重大变化时，公司应对管理体系文件进行修改。
4.5.2 所有文件修改原则上由原批准人批准，当原批准人岗位变动时，按4.2规定的相关人员批准，批准人必须获得原文件的相关背景资料。
4.5.3 管理手册、程序文件的更改，由提出部门填写《文件拟稿审批表》，经原批准人批准后实施。文件可采取换页修改或直接划改的方式，直接划改的方式需更改人在改动处签字。
4.5.4 其他文件更改，包括空白记录的增减、作业指导类文件的修改或删减要由相应部门填写《文件拟稿审批表》，经原文件批准人负责审批。增加新的文件按4.2执行。
4.5.5 管理手册、程序文件及作业指导类文件持有者接到《文件拟稿审批表》后，应立即按《文件拟稿审批表》的内容由部门负责人指定人员进行更改。文件可采取换页修改或直接划改的方式，直接划改的方式需更改人在改动处签字。
4.5.6 如采用换页修改方式，由文件使用部门负责拆换下废页，除质量技术部档案室保留一份加盖“作废”章存档外，其余作废页予以销毁。
4.5.7 文件同页划改3次以上应予以换页，除质量技术部档案室保留一份加盖“作废”章存档外，其余作废版予以销毁。
4.5.8 文件划改或换页修改文件持有者需将《文件拟稿审批表》附于文件后。
4.5.9 版本：A/0，A代表版本号，如换版则顺延为B、C、…；0代表修改次数，如进行修改则顺延为1、2、…。
4.6 文件换版
4.6.1 文件换版由原编制部门提出，原审批人批准后按4.3、4.4执行。
4.6.2 换版后文件原编号需根据实际情况修改编号中的年号，版本号按版次要求进行变化。
4.6.3 换版文件生效后，原文件同时废止，按4.5执行。
4.7 外来文件控制
4.7.1 质检部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本、识别其适用性及版本的有效性，根据工作需要确定分发范围并控制其分发，适时宣贯，并编写或更新《外来文件清单》。
4.7.2 其它外来文件（包括设备说明书、竣工图、工程验收资料等）各由生产计划部负责归档管理。
4.8 文件使用
4.8.1 文件初始正式批准后，使用部门必须先用10天以上时间对员工进行培训，文件方可启用执行。
4.8.2 修改文件正式批准后，使用部门必须先用1天以上时间对员工进行培训，文件方可启用执行。
4.8.3 除文件起草人、审核人、批准人外，文件使用人员有权查阅文件。
4.8.4 文件持有人应确保文件整洁和清晰，未经允许任何人不得在受控文件上涂画、拆页、复樱
4.9 文件编号
4.9.1基本格式及内容：
部门简写：
ZW——紫文公司
BG——办公室
SC——生产部
XS——销售部
ZH——综合部
ZJ——质检部
CC——仓储部