时代大厦物业管理有限公司
行政管理作业指导书
★文件、资料管理制度
编号：Q/PH—WD01—02

A版0次修改

1 目的
规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

适用范围
适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

职责
3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

相关文件
《文件控制程序》Q/PH—QP—4.2.3
《质量记录控制程序》Q/PH—QP—4.2.4
工作程序和管理办法
5.1 文件的产生
5.1.1 各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表]（QR—WD01—02—01）。

5.2文件、资料的类别
5.2.1 受控文件
a) 内业资料；
b）图纸资料；
c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件；
在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；
与服务过程有关的合同协议；
业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]Q/PH—QP—7.5.4）。

管理与控制具体执行[文件控制程序]（ Q/PH—QP—4.2.3）。

5.2.2非受控文件
与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：
内行文、外行文: 1

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★文件、资料管理制度
编号：Q/PH—WD01—02

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b) 未被质量体系引用的外来文件: 2
c) 与服务过程无关的合同协议: 3
d) 未被质量体系引用的法律法规: 4
e) 行业标准性文件: 5
f) 照片、录像带:6
g) 电脑贮存:7
5.3文件、资料目录的索引号
X—X.X—XX