目的加强集团公司人事信息系统的建设，实现人事资料管理规范化。

适用范围本程序适用于集团公司全体正式员工（含子公司）和集团本部聘用员工的人事资料的收集及人事信息系统的建设。

引用文件
GAP2-8《员工工资管理程序》

定义 无。

职责
人力资源部经理负责审批《人事信息查阅申请审批表》。

人事文员负责收集人事信息系统所必须材料并确保其完整性，编制《员工情况一览表》。

档案文员负责监督、检查人事材料的完整性，并负责人事信息系统资料的录入、修改，负责人事信息的保密。

程序
员工材料的收集
员工的基本情况
员工办理入司手续时，人事文员收集员工个人基本情况的有关材料；每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：
员工登记表（附一张一寸相片）
个人简历
身份证、户口本、毕业证书、学位证书、职称证书、结婚证书的复印件。

司机及财务人员提供担保书和担保人基本情况材料。

司机还需提供驾驶证复印件。

员工录用与转正材料：员工办理录用、转正及调入手续后，人事文员收集相关材料，每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：
《员工录用审批表》（见GAP2-3-F3）和《工作安排通知单》（见GAP2-4-F2）
《员工转正审批表》（见GAP2-7-F1）和《转正申请》、《劳动合同书》
关于申请调入公司的报告，行政介绍信，调动工资转移证，调入福田区工作协议书，与金地集团签定的调入协议书，招工审批表，职工调动介绍信
接收应届毕业生函
职称评审聘任与考核材料：员工职称评审、聘任与考核材料由人事文员收集，每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：
初级、中级、高级职称评审表
聘任专业技术职务调查表和聘任通知
年度及聘任期满专业技术职务考核表
内部调动和职务任免材料：人事文员办理员工内部调动及职务任免工作后，收集有关材料；每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：
《内部调动通知单》（见GAP2-5-F2）
人事调查报告及职务任免通知
培训材料：每次培训结束后，人事文员收集如下材料，每季1日交档案文员：
员工参加培训内容、时间、费用、考核
员工参加培训证书、成绩单
民主评议材料每年年终对干部进行民主评议的有关材料由人事文员收集，于每年三月初交档案文员如下材料归档：
个人述职报告
部门评语
《职业经理人年终考核评议结果汇总表》（见GAP5-3-F7）
员工奖惩情况材料档案文员每月收集一次员工受奖励或处分的材料归档。

先进工作者材料
业务奖励材料
处分决定、报告、个人检查。

员工离职材料
人事文员在办理完毕员工离职手续后收集有关材料，每月两次（1日、16日）交档案文员如下材料归档：
离职审批表和员工离职手续完备单
员工解除劳动合同登记表
调离行政介绍信
停薪留职审批表
离休、退休、退职审批表
正式员工人事资料在员工离职后长期保存，聘用员工人事资料在员工离职后保存三年。

人事信息的录入与更新
职称代码表、职务表录入档案文员根据GAP2-8《员工工资管理程序》中的规定录入。

政治面貌表和员工状态表录入档案文员按实际分类录入。

部门代表码和工作岗位表录入档案文员按公司机构设置和定岗定编情况录入。

员工个人人事资料录入人事文员将员工入司审核后的有关材料交档案文员，由档案文员一周内录入人事信息系统。

员工工作信息录入档案文员凭《员工录用审批表》及《工作安排通知单》一周内录入工作信息。

员工培训表档案文员凭参加培训证书，一周内录入。

员工奖惩表档案文员将收集到的有关员工奖惩内容和发生时间一周内录入。

员工变动人事文员在员工发生职务变动，内部调动，离职，调离，职称评定，岗位变动，学历变动，职称聘任，基本情况变动发生后15日内交档案文员，由档案文员一周内录入变动信息。

查询
在人事信息系统中可做员工个人人事资料查询，员工培训资料查询，员工奖惩资料查询，员工变动查询，员工结构统计等。

公司高层领导、人力资源部经理以外的员工查询人事资料，均需填写《人事信息查阅申请审批表》（见GAP2-13-F1），交部门经理审核、人力资源部经理审批同意后，方可查询人事信息系统。

档案文员负责日常查询工作。

编制《员工情况一览表》
人事文员每月5日将上月新到员工和离职员工进行统计，编制《员工情况一览表》（见GAP2-13-F2）交人力资源部经理审核并修改。

人事文员将修改的《员工情况一览表》发送高层领导。

附件
GAP2-13-F1 《人事信息查阅申请审批表》
GAP2-13-F2 《员工情况一览表》