福建森海股份有限公司标准
Q/SHG-QP 4.2.3

文 件 控 制 程 序

2001-12-10发布2001-12-28实施
福建森海股份有限公司发布
目的和适用范围
1.1 目的
本程序规定了对质量管理体系文件控制的要求，以保证文件内容的适宜性、充分性，使用版本的有效性。

1.2适用范围
本程序适用公司所有形式的与质量管理体系有关的质量文件。包括质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、收集的报告数据或信息的表格格式、各种记录、国家标准、行业标准以及外来的与GB/T19001标准要求、服务质量要求有关的质量文件等。

文件形式可以是纸张、计算机磁盘、软盘、光盘、照片、样件、电子媒体或它们的组合。

职责和权限
管理者代表
主管公司质量管理体系文件，包括适当范围的外来文件的控制。

质量管理办公室
负责公司质量管理体系文件，包括适当范围的外来文件的控制。

总工办
负责技术性文件、图纸的控制。

各职能部门、各生产/服务部门的文件管理员
负责该部门使用的质量管理体系文件的管理。

3定义和缩略语
—— 正本：指质量文件的原件，作为档案保存。

—— 副本：正本的复制件。

—— 受控本：反映现行要求的有效版本，保证得到及时的修订或更换。一般为公司内部或特批人员使用。

—— 非受控本：不保证反映现行的要求，不一定是有效版本，不做修订、更换等工作。一般为外部人员使用。

4相关文件
Q/SHG-MA-2002《质量手册》
Q/SHJ-7.5.1《技术文件及图纸的管理办法》
Q/SHG-QP4.2.4《记录控制程序》
工作程序与管理办法

5.1质量体系文件控制工作流程

质量管理办公室
职能、使用部门
管理者代表
总经理
相关文件
使用记录

文件起草

Q/SHG-
MA-2000
质量手册

Q/SHG-
QP-4.2.3
文件控制程序

Q/SHG-
QP-4.2.4
记录控制程序
受控质量文件清单
QR-4.2.3-1

受控质量文件发放表
QR-4.2.3-2

文件修订、复制、丢失、销毁申报表
QR-4.2.3-3

文件审批

文件发放

文件管理

文件评审

5.2质量管理体系文件的分类及编号及控制内容
5.2.1文件的分类：
质量手册；
质量程序
管理性文件
作业指导书及其他技术性文件；
支持性报告与记录等文件；
质量计划
外来文件
5.2.2 质量管理体系文件控制的内容
文件的起草、审核、批准和发布,确保其充分性。

文件的发放控制；
文件的使用控制，确保清晰和易于识别；
文件的评审、修订、更改、再评审、更换控制；
作废文件文件的回收、存档；
外来文件的识别和分发。

5.2.3文件的编号
所有质量管理体系文件必须有公司名称、文件标题、文件编号、生效日期、起草人、审批人的描述。质量手册、质量程序文件及部分支持性文件必须有版本号或编制年号。

各类文件由质量管理办公室规定分类及编号原则，具体表述如下：
a） 质量手册编号：
Q/SH G-MA-2000

b)质量程序文件编号：
Q/SHG-QP×××