文件号
QES-02-04
审核人

版本号
A/1
实施日期
2002.11.1
批准人

1目的
为公司建立并保持有效的信息交流机制，确保日常运行中产生的有关质量、环境信息的交流途径和处理方法进行规定和管理，以使公司质量、环境信息得到及时交流、沟通和处理。

2适用范围
本程序适用于公司内外的信息交流（包括投诉）。

3职责
3.1行政财务部是信息的管理部门。

3.2各部门、全体员工有主动进行质量、环境信息交流的义务。

4程序内容
4.1信息交流的种类与内容
信息交流可分为涉外信息交流和内部信息交流两大类
4.1.1涉外信息交流的内容主要为：
公司得到ISO9001、ISO14001认证后的发布与宣传；
质量、环境方针的对外发布；
法律法规与其他要求的获取；
与政府主管部门的信息交流与沟通；
公司上级或成员间的质量、环境事务的交流与沟通；
认证机构的要求与信息；
公司与合同方或供方间的质量、环境信息与要求的交流与沟通；
公司发生紧急质量、环境事故情况时的对外信息发布；
其他来源（如媒体、社区等）对公司质量、环境的要求或投诉等的接受与回复。

4.1.2内部信息交流的主要内容：
质量、环境方针的传达；
法律法规及其他要求的信息；
环境因素识别、评价与更改的信息；
公司目标、指标、环境管理方案的制定与实施情况；
培训的信息；
体系运行中需进行重点控制的运行与操作信息；
紧急情况发生的有关信息；
体系运行监测与测量的有关信息；
不符合、纠正与预防的信息；
内审、管理评审与外审的有关信息；
员工的建议与抱怨。

4.2涉外信息交流的途径与方法
4.2.1外部信息的接受与处理
各涉外部门在收到有关质量、环境事务的信息后，应填写《信息处理单》，并报至行政财务部，由行政财务部进行集中处理，对于需要回复的信息，由行政财务部将处理结果返回信息接受部门，由接受部门回复信息发出方。

对于涉及政府部门的要求、相关方的质量、环境抱怨、投诉以及客户提出的质量、环境方面的要求等信息，行政财务部需报告管理者代表，由管理者代表决定处理方式。

公司内部处理所接受的外部信息时统一使用《信息处理单》（有专用表式的除外）。

4.2.2对外信息的发布与传达
公司所有对外发布与传达的正式质量、环境事务信息的内容都必须得到管理者代表的认可。

公司的质量、环境事务信息的对外发布与传达由管理者代表组织管理，各涉外部门配合执行。其中：
ISO9001：2000、ISO14001认证结果的发布与宣传由环境管理者代表直接负责总体安排，但必须符合发证机构的有关要求。

质量、环境方针由行政财务部负责，各涉外部门执行对外发布。

对外传递可通过邮件、信函、电子邮件等形式。

紧急事故信息的对外发布按有关《紧急、意外及应变处理程序》的要求进行。

对于涉及与公司发展和经营有重大影响的重要决策的信息的对外发布由公司最高决策层决定发布的时间、方式、对象与内容。

4.3内部信息的交流与处理
4.3.1行政财务部是公司质量、环境事务内部信息交流的主管部门。

4.3.2行政财务部会同各部门就各部门产生的需要交流的质量、环境信息进行识别与认定，并明确其具体的交流方式、途径。

4.3.3公司内部信息的传递统一使用E-mail（有专用表式的除外）。

4.3.4公司需向各部门传达的质量、环境事务的信息，如目标、指标、管理方案、内审及管理评审的信息等，通过行政财务部向各部门传达，各部门再向有关人员传达。公司直接通过总经理发布的信息，不受此条款约束。

4.3.5各部门在管理体系运行过程中产生的重要质量、环境信息，如体系监测与测量的结果、不符合的纠正与预防、员工的建议与投诉等需及时报至行政财务部。

4.3.6体系运行中需进行重点控制的运行与操作的信息需及时传递至信息监控与使用部门。

4.3.7对公司内所有的员工进行质量、环境方针的传达，并在公司食堂等地张贴质量、环境方针，通过班组学习传达公司的质量、环境方针。

4.3.8员工对于质量、环境事务有建议与抱怨时，可向部门内审员反映，部门内审员应如实反映员工的要求，用E-mail报至行政财务部，处理后通过所在部门给予答复。涉及重要事务的，行政财务部需报告环境管理者代表。

5相关记录
5.1《信息交流表》