采购管理制度 目 录 1. 总则 2. 采购原则 3. 采购程序 4. 违约处理 5. 审计监督 1. 总则 1.1为规范公司商务采购工作，特制定本制度。 1.2本制度适用于公司的商务采购活动。 2. 采购原则 2.1. 严格执行询议价程序 物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2.2. 采购会审、合同会签制度 物品采购，必须经过有关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核。 2.3. 职责分离 采购人员不得参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应由商务部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成 2.4. 一致性原则 采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。 2.5. 廉洁制度 所有采购人员必须做到： 2.5.1自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。 2.5.2加强学习，提高认识，增强法治观念。 2.5.3廉洁自律，不能向供应商伸手。 2.5.4严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 2.5.5工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 2.5.6努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。 3. 采购程序 3.1供应商的选择 3.1.1供应商必须证照齐全，具有相关资质。 3.1.2对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同品质部 工程部、采购部门对供应商定期进行评估和审计。 3.1.3在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。 3.1.4为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 3.2采购程序 3.2.1固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报人力资源行政部统一申请。使用OA中固定资产采购申请流程，由各相关部门审批，对于一定数额的固定资产申请需要报请总裁审批，最后交采购部门采购。 3.2.2外销物品的采购，需需求人员使用OA中的项目采购申请流程，由各相关部门审批，最后交采购部门采购。项目采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号，应退回。 3.2.3采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调技术中心、财务及使用部门共同完成，报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同风险条款的审查。商务部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。 3.2.4采购过程中发生变化时，工程部/需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交商务部执行。 3.2.5技术中心、人力资源行政部负责接收报告的出具。 3.3付款程序 3.3.1采购部根据付款计划提出申请，走付款申请流程，采购主管和总裁签字，后附付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。 3.3.2发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，将蓝绿两联分别放在一起，蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。 4. 违约处理 4.1货物出现延期后，采购部出具联络函给供应商。 4.2货物出现质量问题后，由使用部门或技术中心，提出意见，报部门经理，交采购部 品质部 计划 处理。采购部接到意见后，将情况上报主管副总裁，并按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商