分公司成本费用、借款管理及报销制度 （草案） 第一章 总则 第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制成本费用支出，特制定本制度。 第二条 本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用于下属分公司全体员工 第二章 借支管理规定及借支流程 第四条 借支管理规定及借支流程 1、借款管理规定 （1）出差借款：出差人员凭审批后的《外出培训 （出差）审批表》（见附表）按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 （2）其他临时借款：如业务费、周转金等，借款人员应于业务事项办理结束后10日内办理报销，无特殊原因逾期不办理报销的，从借款人下月工资奖金中扣回。 （3）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 （4）借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 （5）借款事项必须由借款人本人亲自经办并签收，无特殊情况不得由他人代办。 （6）借款未还者原则上不得再次借款，公司于每年12月31日对所有借款进行清理。 2、借款流程 （1）借款人按规定填写“借款单”，注明借款事由、借款金额（大小写金额必须完全一致，不得涂改）、还款时间、支票或现金等。 （2）审批流程：借款人填写“借款单”→主管业务负责人审核签字→公司负责人审批→财务负责人审核→出纳付款（凭审批后的借款单到财务借款办理领款手续）。 第三章 日常费用报销制度及流程 第五条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通工具用费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第六条 费用报销的一般规定： 1、报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。 2、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 3、按规定的审批程序报批。 4、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第七条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→主管业务负责人审核签字→财务人员复核→公司负责人审批→财务付款。 具体费用项目： 1、差旅费： （1）公司员工因业务需要到时外地出差，必顺先填写《外出培训（出差）批表》，注明出差事由、时间、地点，报公司负责人批准。 （2）购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到公司指定采购人员处申请购票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。 （3）返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，填写“差旅费报销单”按规定的费用审批流程办理。 2、电话费： （1）实报实销和限额内报销的：每月二十五日前由员工提供电信公司出具的实名发票报销联。 （2）员工通讯费补助发放金额由指定人员统一编制《电话费定额报销统计表》（见附表）。 （3）报销：报销人员整理报销单据并填写对应“费用报销单”按规定的费用审批流程办理。 3、交通费: （1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下可以乘坐出租车（需事先经负责人同意）或市内公交车，并保存相应车票报销。 （2）享受私车公用的人员，应于每月二十五日前将上月的私车公用补贴，用费用粘贴单粘贴好（发票只能是燃油费、过路过桥费、维修费等正式发票），并与本人使用的车辆相符，否则不能报销；商场开出的“汽车用品”、“汽车费用”一律不能报销。由指定人员统一编制《交通费报销统计表》（见附表）。 （3）员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，按规定填好“交通费用报销单”。 4、办公费、低值易耗品、劳保用品： （1）为了合理控制费用支出,此类费用由公司指定专人统一管理，集中购置,并指定专人负责发放，做好相应登记。 （2）购置申请: 办公费、低值易耗品的采购（参见《分公司财务管理制度》）。 （3）报销：报销人先填写“费用报销单”(附清单或结帐小票)，按日常费用审批程序报批。 5、招待费、培训费、其他报销制度及流程 （1）招待费：为了规范招待费的支出，所有招待费开支应事前征得公司负责人或公司指定管理人员的同意，年度招待费开支总额不得超过各单位的招待费用预算额度。 （2）培训费: 因工作需要参加培训的人员，必顺先填写《外出培训（出差）审批表》