本办法所指办公用品，特指除打印机、复印机和传真机等办公设备之外的日常办公用品。

办公用品的管理，须遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则。员工使用办公用品时要爱护，杜绝浪费。

第二章办公用品的采购
各部门所需的办公用品实行定额管理，每年的额度由办公室根据部门实际情况和历史需求量确定，经总经理批准执行（见附件一、《部门年度办公用品定额表》）。

办公室应做好办公用品采购的比价工作，尽量做到“货比三家”、降低成本。由办公室主任、办公室秘书、信息管理员组成比价小组，开展询价比价工作。

办公用品的采购和发放实行集中管理，由办公室负责：
办公用品的年度采购。

各部门经理以年度定额为基础，结合本部门的实际需要，填写《年度采购申请单》（见附件二），将本部门下月需用的办公用品分类填写清楚，并于每年一月一日前报至办公室，办公室审查是否在定额之内。如在定额外，办公室要求各部门重新填单，如在定额内，办公室根据库存情况和各部门的缓急需要编制《年度采购计划》（见附件三），报总经理批准执行。同时《年度采购计划》报财务部一份，由财务部负责采购资金的准备。

办公用品的临时采购。

各部门因临时或定额外需要而申请采购时，应填写《采购申请单》（见附件四），经本部门经理签准，然后视采购所需金额报相应审批人审批。财务部负责采购资金的准备工作，办公室负责某些物品的比价工作。

动用资金200元（含）以内由办公室主任审批；200元以上由总经理批准。

办公用品采购由办公室主任具体负责，办公室主任采购后要及时办理入库手续并在《办公用品库存表》（见附件五）上登记。

第三章办公用品的保管和发放
办公用品由办公室负责统一保管和发放。

办公室主任在办理入库手续时，办公室秘书应根据《年度采购计划》或《采购申请单》进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库，并请办公室主任办理退货。如果符合要求，办理入库手续，并在《办公用品库存表》上登记。

办公室秘书应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。办公室秘书对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报办公室主任。

办公用品的发放采用集中时间办理：定于每周二、四下午2时至5时。

各部门需用办公用品，须由领用部门填写《办公用品领用单》（见附件六），由部门经理审批后，到办公室领取。办公室秘书要认真核对《办公用品领用单》所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并在《办公用品库存表》上登记。

办公室根据《办公用品库存表》，确定某些办公用品是否需要补充以确保供应；同时按部门汇总统计各部门办公用品的领用情况，编制《办公用品领用汇总表》（见附件七），具体考察各部门的定额使用情况。

本规定由办公室制订、解释和修改，报总经理批准后自公布之日起施行。

附件一、部门年度办公用品定额表
部门
定额
说明

办公室

财务部

经营部

生产中心

人力资源部

总工室

供应部

附件二、年度采购申请单
品名
规格
数量

部门：

办公室审批：

附件三、年度采购计划
品名
规格
数量
市价（估价）

办公室主任：

总经理审批：

附件四、采购申请单
品名
规格
数量
事由

部门：

部门经理审批：

相关审批人审批：

附件五、办公用品库存表
品名
规格
库存数量
单价
采购建议

附件六、办公用品领用单
品名
规格
数量
领用日期

部门：

领用人

部门经理审批：