2 适用范围
本文件适用于所有与质量体系文件有关的文件的控制，包括分发到供方的采购文件。

3 职责
3.1 总经理负责质量手册与程序文件的批准。

3.2 管理者代表负责组织编写质量手册及对质量手册的审核。

3.3 各部门负责编写相关的程序文件与作业指导文件，管理者代表负责程序文件与作业指导文件的审核，总经理负责程序文件与作业指导文件的批准。

3.4 办公室是本文件的归口管理部门，并负责文件的发放、回收、归档。

4 程序
4.1 文件的编写、审核、会签与批准
4.1.1 文件的编写格式按《文件编写规定》的要求执行，并由归口部门负责人指导专人按《文件编码规定》对文件及相关的原始记录表格进行编号。

4.1.2 质量手册由管理者代表组织编写，填写“会签及发放范围确认表”（附件1），各部门负责人会签，管理者代表审核，总经理批准。

4.1.3 程序文件由各归口部门负责编写，填写“会签及发放范围确认表”，提出会签部门与发放范围，相关部门负责人会签，管理者代表审核，总经理批准。

4.1.4 作业指导文件，由各归口部门负责编写，填写“会签及发放范围确认表” ，提出会签部门与发放范围，相关部门负责人会签，部门负责人或管理者代表审核，总经理批准。

4.2 文件的发放
4.2.1办公室文件管理员负责编制“质量体系文件总览表”（附件2），“质量记录总览表”（附件3），经批准后的文件统一交办公室文件管理员，由文件管理员登记入“质量体系文件总览表”。同时填写“文件发放（回收）登记表”（附件4），按“会签及发放范围确认表中”规定的发放范围进行发放，文件接收人在接收文件时应同时在“文件发放（回收）表”中签名。

4.2.2 质量体系文件分“受控”与“非受控”状态，“受控文件”是指发放至质量体系运行中直接执行该文件的有关部门、人员和岗位的文件；“非受控文件”是指发放给非直接执行文件的单位或个人参阅或其它作用的文件。当文件处于非受控状态时，办公室文件管理员不负责更新与回收，办公室发出文件时，应根据文件接收部门或个人的性质，在文件首页右上角加
盖红色“受控”或“非受控”印章。

4.2.3 如需在异地签收文件，可根据需要另附“文件发放（回收）登记表”，连同文件发给该部门签收，签收后登记表返回文件控制员。

4.2.4 文件如因工作需要或丢失需补充发放，由确认文件发放和转发范围的部门或人员批准，在“会签及发放范围确认表”中“补充发放范围”栏处填写。

4.2.5 因机构调整，部门有所增减的，由所需文件的部门向办公室提出，经由管理者代表批准，由文件控制员负责发放。

4.3 文件的回收与销毁
4.3.1 办公室发放新版本文件或收回已批准取消作废文件时，根据原“文件发放（回收）登记表”记录，从各使用场所将旧版本或作废文件收回，并在登记表“文件回收经手人”栏签名，在要收回文件上加盖“作废”印章，确保在工作场所使用的文件是有效版本。

4.3.2 旧版本或作废文件收回后，应经原批准人批准销毁，由厂部办公室统一处理。

4.3.3 旧版本或作废文件如需保留作参考用，使用部门应向文件控制员说明，并在旧文件上加盖蓝色“保留”印章，以示区别。同时，文件控制员
应在登记表“备注”栏处注明。

4.3.4 文件销毁时应有批准人、经手人、监销人员在“文件发放（回收）
登记表”各栏签名和登记日期。

4.3.5 人员异动时，由办公室根据原“文件发放（回收）登记表”记录，收回所有文件，办公室根据文件内容进行归类存档或转存归口部门。

4.4 文件的更改
4.4.1 文件更改的批准
文件的更改原则应由原制定部门负责，按4.1程序执行，原制定部门已撤消或合并的，由现负责更改的部门批准。如由其它部门负责更改，须由原制定部门认可。

4.4.2 文件更改的方式
经批准实施更改的文件可用更改版本和使用《文件修改通知单》（附件5）的形式。文件经三次使用《文件修改通知单》后再修改时，应更改文件版本。

如在原有数份文件的基础上合并成一份文件，或对其它部门原发文件作出修改，更改部门应在文件批准之日起五天内通知文件控制中心和原发文部门，以便对原发文件作相应修改或作废回收。

如同一份文件的制定、修改、部门改动或文件适用范围改动，