壹、总　　　述
一、各机关应设置档案管理单位（人员），建立档案统一管理制度，以统一方法管理档案。
二、各机关档案管理人员之设置，参照行政院所属各机关秘书（总务）人员员额设置标准之规定。
三、档案管理应以具有专长者担任之，并施以有关档案管理之训练。
四、各机关应鼓励档案管理人员，进修或参加国内外有关档案管理之研习。
五、各机关对所属档案管理单位，应定期或不定期实施业务检查或访问，以沟通观念与统一作法。
六、各机关之档案管理单位，应与文书及稽催单位相互联系，密切配合，各单位间之权责，并应明确划分。
七、各机关得依本机关之特性，参照本手册订定辅导作业规定。
八、定期与永久档案管理程序，由各机关视需要订定之。
九、本手册重要用语释义如下：
　　（一）档案管理：指档案管理作业过程中之点收、整理、登记、分类、编案、编目、装订、入档、保管、检调、清理、销毁、移转、机密等级调整注销、安全维护及其它有关事项之处理。
　　（二）点收：指档案管理单位将业务单位办毕送来归档之案件，予以清点受领。
　　（三）分类：指根据档案内容之性质，归入分类表中最适当之项目。
　　（四）分类号：指代表分类项目之号码。
　　（五）编案：指按档案案情，编为简要案名。
　　（六）案次号：指区分同一分类号之各案所编列之号码。
　　（七）目次号：指区分同一卷之各件所编列之号码。
　　（八）档号：指分类号加案号。
　　（九）文号档对照表：指在收（发）文号档对照表上逐件将档号填注于对照表各方格内，以查核、管制案件。
　　（十）三五卡片：指用以编制分类项目、人名目录，所印制之卡片，该项卡片之直线长三英吋、横线长五英吋。
　　（十一）分存单：指分存于其它有关案卷之单。
　　（十二）入檔：指将档案存置于架柜。　　
（十三）排列：指将档案或卡片，按一定之次序顺列。

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