编号：Q/LD-GL-TG-01
公司文件管理制度
拟制：
审核：
批准：
新泰市兰得染料化工有限公司实施版号1
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2.范围
本制度适用于公司所有有效文件。
3.职责
3.1体系管理办公室
3.1.1负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
3.1.2负责公司文件的下发及管理。
3.1.3负责本制度的实施。
3.2其它各部门
3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
3.2.2负责按本制度规定执行
4．程序内容
4.1公司文件的分类
4.1.1公司文件进行以下分类：
A层文件：手册
B层文件：程序文件
C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。
4.1.2外来文件
（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。
4.2公司文件的管理
4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。
4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
4.3文件编制与审批
4.3.1文件格式要求
（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。
（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
（3）文件应字迹清楚，标示明确。
4.3.2文件的编制与审批
各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。
4.4文件编号
公司文件按照如下规则编号：
Q/LD-XX-XX-XX
文件顺序号，按01、02等依次编号区分。
部门汉语拼音名称缩写。
代表公司管理文件类型缩写。
代表公司内部文件。
各部门汉语拼音名称缩写为：
体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。
公司管理文件类型缩写：
作业指导书ZD,操作规程GC,规范GF,质量计划JH,标准BZ，管理制度GL。4.5文件下发与签收
4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。
4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。
4.6文件的保存
4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。
4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。
4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。
4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，
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