办公室主任职务说明书
岗位名称
办公室主任
岗位编号
LY-01-01
所在部门
办公室
岗位定员直接上级
总经理
职系
管理职系
直接下级
副主任、人事主管、档案物品管理、网络管理、前台、司机
所辖人员基本职责：
按照国家政策法规、公司制度，全面履行办公室职责，全面负责公司行政、办公、后勤服务、人事等综合事务。按照公司领导意图发挥督察、协调、服务、参谋、助手作用。
基本权限：
上传下达权：统一登记、呈批公司所有需要上呈领导审批的上行公文；统一下发、传达公司所有下行公文。
督办催办权：对公司决议和领导指示和工作计划的执行情况有知情权、督办、催办权。
组织协调权：组织协调处理公司所有需要两个以上部门协作事宜。
监督检查权：监督检查公司规章制度的执行。
照章处罚权：对检查过程中发现的违规违纪行为，有依照公司有关处罚条例开具罚单的权力。
第一部分：行政管理
职责与工作任务
工作要求及标准
工作记录
协调部门/岗位
职
责
一
职责表述：负责公司计划的组织协调工作
组织各部门讨论公司年度经营计划草案、汇总、整理、上报各部门的意见；
12月上旬下达征求意见稿，12月20日将各部门意见汇总、上报
发文登记簿
主管领导、各部门经理
组织各部门制订部门季度、月度工作计划，并根据公司总体经营计划提出调整意见，报公司批准后下达执行；
当月25日前组织各部门完成下一月工作计划的制订；
当月27日完成部门工作计划的汇总、调整、上报
工作计划
主管领导、各部门经理
职
责
二
职责表述：检查、督办、协调各部门工作
工作
任务
负责检查公司规章制度的执行情况
对违规违纪者按照相关条例开具罚单交财务部执行；
罚款单
财务部
统一协调所有需要两个以上部门协作事宜；
积极协调，协调不成及时上报
汇报
主管领导
检查公司重大决议和领导指示的情况，并督促办理，及时向公司领导反映
重大决议和指示每天检查，发现问题及时汇报；
每周向有关领导提交《执行情况报告单》
《执行情况报告单》
主管领导
协调各部门制订、完善公司各项规章制度及主要的业务流程并报公司领导审批后下达执行
根据需要或领导指示在规定时间内完成相关制度和流程的制订和上报呈批工作
相关制度和流程文件
主管领导、各部门经理
职
责
三
职责表述：负责公司对外公共关系及法律事务
工作
任务
负责对外信息发布、宣传、联络、协调、公关与接待工作
信息及时、准确发布，接待活动保质、按时完成
发文登记簿
外部各单位
公司负责公司法律事务，为公司的经营管理和决策及各项活动提供法律支持
保证各项经营和管理活动都能事先得到法律咨询和支持，对重大决策和活动事先应有法律顾问的参与，并提供书面意见
法律意见书
法律顾问
第二部分：办公管理
职
责
四
职责表述：负责公司公文统一管理
负责审核呈批公司所有需要上呈领导审批的上行公文，包括外部收文
公文审核、呈批时间不超过半天；严格按照审批权限呈批公文，紧急文件随时呈批；
文件呈批单
公司领导
负责起草非业务性质的领导指示、通报等文件的起草
用词准确、正确、全面表达领导意图，草稿每千字出错不得超过1处，当月累计不得5处
指示、通报
公司领导
负责公司介绍信的管理工作
未经总裁或总经理批准，不得私自开具介绍信
介绍信
经办人、经办人
职
责
四
职责表述：负责公司文书管理
负责编写工作简报；
每周一提供公司信息简报，内容简明扼，信息准确、及时
信息简报
各部门
负责非业务性质的领导指示、通报等文件的起草；
用词准确、正确、全面表达领导意图，草稿每千字出错不得超过1处，当月累计不得5处
指示、通报
公司领导
负责公司介绍信的管理工作
未经总裁或总经理批准，不得私自开具介绍信
介绍信
经办人
职
责
五
职责表述：负责公司信息化建设、管理
工作
任务
负责制订公司信息化建设规划方案
及时提交方案，方案成本低，功能适宜，切和公司实际，简单易操作
信息化规划方案
主管领导
负责公司网站内容的审核工作
保证用词准确，内容符合公司规定，当日必须完成审核工作
第三部分：后勤服务管理
职
责
六
职责表述：负责后勤管理工作
工作
任务
与物业管理协调，负责公司物业管理
保证公司良好的物业环境
物业公司
负责公司车辆的调配使用及交通安全管理工作
科学、及时调配车辆，严禁私用公车；以最低的成本处理交通安全工作
公司用车登记表
用车人、司机
负责检查各部门用电、用暖、防盗、防火等工作
负责检查文档资料的存放
每周至少抽查一次，详细记录检查结果，对未按规定存放的文档资料实行收缴，通知当事人到办公室领取，同时开具罚单到财务部
检查记录
当事人、财务部
与保安公司协调，全面负责公司的安全保卫工作
保证办公场所公司物品，车辆的绝对安全
保安公司
第四部分：人力资源管理
职
责
七
职责表述：负责公司人力资源战略与规划工作
工作
任务
负责起草公司年度人力资源招聘、培训、调配等规划方案
12月上旬完成下一年规划方案起草，草案中条款利用率不低于80%
规划草案
主管领导
根据人力资源规划方案，结合公司经营计划，组织各部门编写人员需求计划
12月中旬组织各部门完成人员需求计划，报领导审批
人员需求计划草案
主管领导、各部门经理
负责制订、完善各项人力资源管理制度
根据实际需要和变化随时调整、完善人力资源制度
人力资源制度
职
责
八
职责表述：负责公司组织结构、部门职责及岗位职责的设计管理工作
工作
任务
根据领导意图起草起草组织结构、部门职责的设计、调整方案
方案切合公司实际，组织结构精简高效，部门职责清晰
组织结构、部门职责草案
主管领导
组织各部门进行工作分析、编写各岗位的职位说明书为招聘和职务评估提供科学、详实的职位说明书
在一周时间内完成职位说明书的编制工作，职责明确、任务清晰
职务说明书
各部门经
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