浙江三鼎织带集团有限公司企业标准
采购付款管理流程（试行）
Q/SDZG01.03.11
目的
为完善织带集团内部市场化运作体系，规范集团各项费用款项的付款流程，特制定本流程。
适用范围
本流程适用于浙江三鼎织带集团所属各部门、子公司。
内容与要求
采购申请
各子公司根据生产计划，提出采购需求。
每月20日前，子公司上报集团生管部、设备部。
每月25号前,子公司将经过生管部、设备部审核过的采购需求报集团财务管理部。
集团财务管理部汇总后报相关中心总监、副总裁审核，总裁审批。
采购申请单按逐级审批原则进行审批。
经审批后的采购申请，由集团生管部下发至各子公司仓管部门，并由仓管部门抄送到子公司采购部门。
采购部门根据各子公司的采购需求安排采购
采购申请流程图如下：
采购的验收入库
原则上所有外购物资必须办理验收入库手续。
物料到达后，由仓管员根据申购单、送货单验收并开具入库单，仓管员和仓库主管必须在送货单和入库单上签字确认。
物品验收完毕，由质检等相关部门出具验收报告。
仓管员根据物品的物理、化学性质和用途，合理安排存放地点。
财务对入库的物料进行数量、金额管理，入库价格按采购定单价格入账，估价入库的单价由采购员按合同协议价格或约定结算价格为准。
采购入库流程如下：
单据的传递：
入库单第一联留存，第二、第三、第四联连同送货单和检验报告交到采购部门，采购部门填写单价经主管领导签字确认后，提供第二联结算联、送货单、检验报告作为申请付款的凭证，其余的联次交到子公司财务处记账。
单据上交时间：及时上交。
入库单联次说明
第1联：存根联（白色）仓库留存备查，不得撕毁，必须连号；
第2联：结算联（蓝色）交采购部门作为货款结算的依据；
第3联：记账联（黄色）财务核对后作为记账的凭据；
第4联：会计联（红色）也可以称为备用联，个别情况下作为运费结算、对账的依据等。
采购付款管理
采购付款方式：货到付款、款到发货（预付百分比、自提）月结30天月结60天、月结90天等。具体根据总裁审批的《供应商付款时间审批表》执行。
采购付款包括生产物料、设备的采购及其他物资的采购。
对于生产物料、设备类及其他的采购，原则上金额在5,000元以上的，须签订《采购合同》（采购合同的管理另见通知），否则，须提供《申购单》作为采购部向供应商采购的凭证。
生产物料的付款，须要提供送货单、入库单、检验报告原件、合同和发票（增值税专用发票凭复印件）等凭证，原则上送货单、入库单和检验报告上的数量必须一致。合同属于一次性付清的须附原件，分次付清的由合同原件保管部门注明“与原件相符”等字样；增值税专用发票是复印件的，有财务人员在复印件上签注“发票已收，与原件相符”等字样。凭证的装订顺序依次是发票、送货单、入库单、检验报告、合同等。
生产物料的采购需要预付款的，合同、报告或者申购单上必须注明“预付”字样，有合同的，需提供合同原件。
对于预付的款项，原则上经办人在当月凭入库单、送货单、检验报告等单据到财务部门办理销账手续。对于超过一个月的预付款项，财务应将该款项转为经办人个人借支并从当月工资中扣回，特殊情况需事先提供说明。
因质量等原因需要退货的，若在第一次验收入库时发现不合格的，不做入库处理，直接退回。若入库使用后需要退货的，一律开具红字入库单，随同蓝字入库单一起办理货款结算。不同批次采购入库同时办理退货且分开结算的，应将红字退货单复印，有财务人员在复印件和原件上签注“某批货物某月某日已经结算”等字样。
设备类的付款分三种情形。1）预付时需提供申购单、合同复印件等。2）按合同约定付第二批等货款时，需提供入库单，合同、发票和设备安装完毕的验收报告，验收报告上必须有相关责任人签字确认。3）付请余款或质保金时需提供合同、发票和质保期满的验收报告。验收报告必须提供原件。合同是复印件的，应由合同保管人员在合同上复印件上签注“与原件相符”等字样。
《付款申请单》必须注明以下内容：收款人名称、开户银行及账号、附件张数、总计货款、申请事由（款项内容）、付款金额（注意大小写）。其中申请事由需简要说明货款时间、物资名称、数量、单价、金额等。申请单上不得有任何字迹的涂改，大小写金额必须一致，大写前面要封顶，划“X”或者写“零”。
财务部门对单据齐全的付款凭证进行全面审核后按逐级审批流程报批。
资金部根据已审批的付款申请单办理付款。
3.11付款审批流程如下:
管理细则:
原则上所有的采购，供应商必须在当月提供有效税务发票。能提供增值税专用发票不得提供增值税普通发票（注：能提供增值税普通发票的单位均可以开具增值税专用发票）。
采购部在填写《付款申请单》时，付款项目必须与预算审批项目一致;入库单数量、价格必须小于或等于预算审批的数量和价格，对超额的采购，必须经总裁（或授权人）审批后，方可通过审核，否则财务有权拒绝接受。
当月8号之前必须完成与供应商的对帐工作。
当月要求付款的，不需供应商提供对账单；对月结的供应商，必须提供对账单。
对账单内容包括：本月采购金额、本月付款金额、本期余额、尚欠发票金额等。
目标：必须是与供应商账目核对清楚后方可出具财务报表，减少因暂估入账而形成的入账价值不准确。
责任人：对帐工作由主办会计负责完成。
其他
本流程由财务管理部负责解释与修订。
本流程自2010年1月份开始实施，本次为第一版，试用期为一年，期间若有任何重大调整，可随时进行修订。
本流程自总裁批准后，于2010年1月19日起开始执行。
版次
第一版
批准人
丁军民
日期