策

划

书

主办单位：西南大学共青团委员会
承办单位：管理协会、国学研讨会、
音乐协会、外语协会
心叶社

我承诺，我实现，我尽我所能，带给大家最好的服务
一、活动主题：“舞动青春·释放激情”大型联谊交友晚会
二、活动背景：经过一段时间的大学生活，大一的学弟学妹们可能对大学的生活产生了乏味感，于是，在11月12日这个有点意外的特殊日子里，我们策划了一次与众不同的晚会，在这里，能感受到不一样的大学生活，在这里，你就是主角，尽情释放自己的激情和快乐，一切就从11月12日开始…

三、活动目的：此次活动的举行，不仅仅是能丰富大学生的课余生活，对于个人来说，这能让大家交到更多的朋友，认识更多的新事物，对于社团来说，扩大社团的影响力，加强社团知名度，只是一个方面，更多的是让社团内的新干事，新会员感受到社团的凝聚力，执行力和社团的内在潜力。

四、活动时间：11月12日7：00pm—10：30pm
五、活动地点：李园活动中心
六、主办单位：西南大学共青团委员会
承办单位：管理协会、音乐协会、外语协会、国学研讨会、心叶社
七、活动对象：西南大学全体在校学生

八、活动流程
一个精彩的晚会，没有完备的宣传的方案是坚决不允许的
前期准备
11月4日，开始审批活动场地
11月6日-11月12日各合作社团开始内部宣传
11月7-11月12日各合作社团开始做网络宣传：
樟树林论坛活动宣传，赞助商家宣传信息发布，版块置顶
各协会所辖“絣芬社团”板块宣传，赞助商家信息发布
各协会所管辖网站、博客发布活动实时进程，活动倒计时开始
校广播站插播宣传活动信息
11月8日，开始制做宣传所需要的横幅、展板、海报等。

11月10日，发放嘉宾邀请函以及社团观演邀请函。

11月10日-12日实物宣传资料宣传，主要为海报宣传，在每个学生园区“展览栏”张贴宣传海报。

11月11日-12日主要为南北樟树林宣传，主要为：摆放“表演节目单”展板；悬挂横幅，以及赞助商家宣传横幅。

11月11-12日，各合作社团做集中社团内部宣传，动员每一位会员前来参加，必要的表演节目开始做现场彩排。

11月12日，做最后一次大动员，必要的表演节目做最后一次彩排。

一个成功的活动，各项工作的明确的分工是必不可少的
1、各部门工作分组：
活动部:①晚会总体流程，晚会策划事宜，各项工作的具体安排。

②对活动进展情况的总体规划和控制，及时了解各部门工作的进展情况并作出相应的调整。

③晚会现场调配工作安排，包括人员调配，物资调配，各项节目的时间调配工作。

④支持其他部门工作，协助其他部门完成工作。

⑤晚会结束后，及时上交总结报告。

人力资源部：①晚会所需物资的购买，包括气球，彩带，棉线，胶带，彩箔纸等，凭发票到财务部报销。

②晚会现场的布置，统计好到场的干事和会员人数，做好登记并及时汇报。

③晚会现场音乐，灯光控制，掌控晚会所需一切后勤物资，保证所需物资随叫随到。

④物资保管和清点，即在活动前保管好一切物资，避免发生缺失，遗漏和损坏，活动后清点剩余物资并上交。

⑤准备好用于播放音乐的电脑和主持所需的麦克风。

⑥主持人，礼仪小姐的选拔或聘用，挑选合适的男女主持人和一到两名礼仪小姐。

宣传部：①绘制宣传海报所需物资的购买（水彩笔，油画棒，宣纸，铅笔等），凭发票到财务部报账。

②绘制宣传海报，分别于活动前一周，活动前三天，活动当日上午张贴于各大园区宣传栏。

③订制横幅，展板，并组织人手在南北樟树林悬挂横幅，摆放展板。活动当日在会场外摆放好节目单展板。

外联部：①与校外商家商谈活动赞助相关事宜，为活动准备好资金。

②向协会汇报商家的赞助要求，督促各部门完成对商家的赞助承诺。

③向商家反馈协会对商家赞助要求的进展。

办公室： ①及时，全面的通知会员晚会相关事宜，要求让每一个会员都了解到晚会的具体时间，地点。

②现场咨询会员对晚会的满意度，对协会的意见和建议，并做好记录。

涉外部： ①向各兄弟协会，合作协会发送邀请函，邀请其参加晚会。