编制说明
1.公司质量和环境管理体系程序文件依据公司《质量、环境管理手册》编写
2.公司文件的编制引用标准为：
GB/T19001-2008 idtISO9001:2008《质量管理体系 要求》
GB/T24001-2004 idtISO14001:2004《质量和环境管理体系要求及使用指南》
3.公司文件的编制引用术语和定义为：
GB/T19000-2008 idtISO 9000：2005《质量管理体系 基础和术语》
GB/T24001-2004 idtISO 14001：2004《环境管理体系 要求及使用指南》
目 录
序号 文 件 名 称 文件编号
1 文件控制程序 YC/CX—01
2 记录控制程序YC/CX—02
3 管理评审控制程序YC/CX—03
4 内部审核控制程序 YC/CX—04
5 人力资源和培训控制程序YC/CX—05
6 环境因素识别与评价控制程序YC/CX—06
7 法律法规与其他要求获取和识别程序YC/CX—07
8 协商与沟通控制程序YC/CX—08
9 大气污染控制程序YC/CX—09
10 水质污染控制程序YC/CX—010
11 噪声污染控制程序YC/CX—011
12 固体废弃物管理控制程序YC/CX—012
13 能源和资源管理控制程序YC/CX—013
14 危险品管理实施程序YC/CX—014
15 消防安全控制程序 YC/CX—015
16 应急准备与响应控制程序 YC/CX—016
17 相关方环境影响控制程序 YC/CX—017
18 绩效监视和测量控制程序 YC/CX—018
19 合规性评价控制程序 YC/CX—019
20 环境运行控制程序 YC/CX—020
21 不合格品控制程序 YC/CX—021
22 不符合、纠正与预防措施控制程序 YC/CX—022
23 环境目标、指标及方案控制程序 YC/CX—023
24 环境监测和测量控制程序 YC/CX—024
营口育才教学设备有限公司 编号：YC/CX—01
文件控制程序 版本号/修改状态B/0
编制 方雨 审核 张莹 批准 方明 实施日期 2014.3.10
1.目的
为明确质量和环境管理体系文件的管理职责和方法，有效地实施文件控制，确保对质
量和环境管理体系有效运行起重要作用的各个场所，均能够使用到相应文件的有效的版本，
且能及时从所有发放和使用场所收回无效或作废的文件管理
2. 适用范围
本文件适用于质量和环境管理体系手册、质量和环境管理体系程序文件、质量和环境
管理体系作业指导书、各种以清单形式出现的需要编、审、批的文件(如《环境法律法规及其
他要求清单》等)管理
3. 职责
3.1 办公室负责组织环境管理手册、程序文件的编制；
3.2各部门负责编制修订本部门相关的作业指导书，并负责本部门作业指导书的管理
3.3 I办公室负责组织各部门对质量和环境管理体系文件的定期评审。负责体系文件的存
档、保管、分发、回收的控制工作
4. 管理内容
4.1文件的分类
(1)质量和环境管理体系的管理手册；
(2)质量和环境管理体系的管理程序文件；
(3)质量和环境管理体系的作业指导书；
(4)各种以清单形式出现的需要编、审、批的文件
4.2文件编制
A、办公室根据各部门的职能负责组织各部门起草编写环境管理手册和管理程序；
B、作业指导书及其它文件由各部门自行编制；
C、每份文件应有独立的编号，编号方式如下：
a)质量环境管理手册
YC/SC-2009
其中YC---营口育才教学设备有限公司
SC---管理手册
2009---编制的年代
b)程序
YC/CX-XX
CX----质量环境管理程序
XX---顺序号
c)作业指导书
YC／GW(EMS)-XX
XX－顺序号
GW－作业指导书（三层次管理性文件）；
EMS－作业指导书（三层次环境管理性文件）
JW—技术性文件
d)版本/修订次数：用A.Y表示:
其中A----版本号,Y----修改次数,初次的版本为B/0
e)记录
凡是与管理体系可以通用的表格，记录编号均采用统一的编号，质量和环境管理体系独
有的记录，为便于识别，编号如下：
JL -XXX-YY
JL ----管理体系记录
XXX---标准条款号
YY---顺序号
f)环境记录
JL/EMS -XXX-YY
JL/EMS ---环境管理体系记录
XXX---标准条款号
YY---顺序号
4.3 文件的编写、审核、批准、发放和评审
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的
4.3.1管理手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，办
公室负责发放；
4.3.2程序文件由相关归口部门负责组织编写，，管理者代表审核，总经理批准发布。办
公室负责确定发放范围并发放；确保公司各部门和重要工作岗位人员持有公司现行有效文件
版本
4.3.3各类管理文件由各职能部门负责编制审核，需要时经相关部门会签，报总经理批
准发布。各职能部门负责人确定发放范围并发放，报办公室备案；
4.3.4公司发布的作业指导书，由负责该业务的主管组织编制，部门负责人审核，管理
者代表批准发布；如涉及到多个部门的,应由主要该业务的部门负责组织，涉及到的部门负责
人参与会签，总经理批准发布；
4.3.5批准发布的公司文件由办公室负责组织印制，并按分发范围登记发放。技术类文
件由项目技术部负责登记发放。批准发布的项目组文件由指定人员登记印发.
4.3.6应确保管理体系运行有关场所都能及时得到有效的文件版本，文件的发放要填写
《文件发放登记表》，文件领用人应在“文件收发登记表”上签名
4.3.7文件丢失应予以补发
4.3.8 办公室负责组织对现有质量、环境管理手册、体系文件进行定期评审
4.4文件的受控管理
4.4.1文件分为“受控文件”、“非受控文件”、“作废文件”三大类，凡与管理体系运行
紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面上加
盖“受控”标识
4.4.2各使用文件的场所及人员只准使用现行有效的版本
4.4.3 公司办公室每年一次以书面形式列出公司《受控文件清单》，发至有关部门
4.4.4为防止作废、失效文件在工作现场混用，实行“统一归口与职能部门分级管理”，
各部门应建立受控文件清单，并报送办公室备案
4.4.5电子文件的管理
a) 电子文件须标识清晰，以免新旧版本混用；
b) 电子文件由办公室负责修改，其它部门只能使用，不能更改；
c) 办公室负责打印质量管理体系文件，其它部门不能擅自打印
4.5 外来文件的控制
4.5.1外来文件使用前必须经总经理或主管领导批准，按批示执行
4.5.2属于国家、行业、国际标准和规范最新版本的，由使用部门进行识别和获取，报
办公室填写《文件批准发布单》，编号标识加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，同时废
止旧标准
4.5.3其它外来文件：各部门收到各类外来文件后，须到办公室备案登记到《受控文件清
单》，再行发放到相关部门使用
4.5.4各部门文件的持有者，须妥善保管所持有的文件，不得丢失或损坏。如发生丢失或
损坏等情况影响使用时，须报办公室重新办理补发手续
4.6文件的作废与销毁
4.6.1公司办公室每年一次以书面形式列出《作废文件清单》发至各有关部门。各部
门及时从所有发放或使用场所撤出作废或失效的文件，加盖“作废”印章，确保防止作
废文件非预期使用
4.6.2对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件作废销毁审批表》，履行手续后，由
办公室授权相关部门销毁
4.6.3需要保留的作废文件应标识，以防误用
4.7文件的复制与借阅
4.7.1复制与管理体系有关的文件，应填写《文件复制审批表》，经相关部门负责人批准
后予以复制、发放，复制的受控文件应由相关管理人员登记编号
4.7.2借阅与管理体系有关的文件，应填写《文件借阅登记表》，经相关部门负责人批准
后，向资料管理人员借阅
4.8文件的更改
4.8.1管理手册由办公室组织更改，填写《文件更改通知单》，经管理者代表审核，上报
总经理批准后按需下发。程序文件由办公室负责更改，填写《文件更改通知单》，经办公室审
核，由办公室主任做出更改的标识，确定文件的修行状态后上报管理者代表批准后按需下发
4.8.2其它管理文件由各归口部门负责更改，填写《文件更改通知单》，经原审批部门审
批，按需下发。若需其它部门审批时，该部门应获得审批所依据的有关背景资料
4.8.3所有《文件更改通知单》应妥善保管到该文件失效作废时为止
4.8.4文件的更改实施，可采用换页或杠改手写更改的形式进行。如采用杠改手写方式
时，授权更改人应签字确认
4.8.4.1换页更改时由更改责任部门组织打印更改页后按需下发，通知受控文件持有人
员以新页换旧页，并把旧页收回销毁，以确保有效文件的唯一性
4.8.4.2手写更改应指定人员，用钢笔和碳素笔书写更改。更改字迹要清楚，原内容必
须划掉，由更改人员签字并注明日期，需要时另需注明更改性质
4.9文件的保存
4.9.1各部门要指定专人负责文件的管理工作
4.9.2与管理体系有关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方
4.9.3 任何人不得在受控文件上乱涂更改，确保文件的清晰完整，易于识别和检查
4.9.4管理体系文件保存期限为3年，其他文件按有关规定执行。所有文件要妥善保管
到该文件失效作废时为止
4.9.5对短期一次性文件，在有效期内，可不纳入《受控文件清单》，在其已失去工作和
使用价值后，可作失效处理
4.10文件的换版
4.10.1管理手册的换版由管理者代表提出，经总经理批准后，由办公室组织实施
4.10.2程序文件和其它管理文件的换版由各归口办公室门按管理者代表的指令执行
4.11文件的评审
由办公室每年年初对现有管理体系文件进行定期评审，需要修改的，按“4.8条款”规
定进行修改
4.12对承载媒体公布的文件的控制，也应参照以上程序规定执行
4.13作为记录的文件应执行《记录控制程序》
5 相关文件
5.1《记录控制程序》
5.2《管理评审程序》
6 形成的文件及记录
受控文件清单 JL-4.2.3-01
文件（收）发登记表 JL-4.2.3-02
文件更改(换版)通知单 JL-4.2.3-03
文件资料审批表 JL-4.2.3-04
文件（记录）复制审批表 JL-4.2.3-05
文件（记录）