合同管理作业制度流程指引
编制
日期
审核
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批准
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修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1.目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险
2.适用范围
适用于公司对外采购产品或服务类合同的管理主，要包括设计咨询类合同、施工类合同、材料设备类合同、项目配套类合同等
3.定义
索赔：当供方存在不履行合同的行为或履行合同没有达到合同要求时，向其提出要求支付违约金或赔偿损失的行为
4.职责：
事业部总经理/集团总裁
根据《授权管理手册》中的审批权限需要由其决定合作单位或由其批准实施方案的项目的相应合同的审批
成本部
负责设计咨询、项目配套等合同的审核；
组织工程及材料设备采购合同的起草、谈判及定稿；
本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；
组织本部门起草合同的交底及相关合同执行情况的监督、检查，并填写《合同执行情况记录表》；
项目所有合同的汇总、统计
设计部
勘察设计类合同的起草、谈判及定稿；
本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；
本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》
配套部
报批报建类及配套类合同的起草、谈判及定稿；
本部门起草合同的编号、报批、分发、保存；
本部门起草合同的执行情况的跟踪记录，并填写《合同执行情况记录表》
项目部
负责审核工程及材料设备合同；
负责填写《合同执行情况记录表》
工程部
参与工程及材料设备采购合同的起草、谈判及定稿；（主要负责技术部分的编写）
审核工程及材料设备合同
行政人事部
4.7.1负责事业部所有合同的收集、归档、整理工作；
行政人事部法务人员
负责公司合同中所涉及法律条款的审核，合同条文准确性、严谨性的审核；
负责协助执行部门向违约合同单位进行索赔
财务部
4.9.1 负责审核工程及材料设备合同
5.工作程序
合同办理的原则
合法性原则：合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护
招标原则：
合同单位应通过招标方式确定，拟签合同正文及其补充协议（包括工程类合同设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议），应作为招标文件之附件一并发给投标单位，投标单位需对其进行确认。但以下情形除外：
某项业务或产品已经集团审批确定了长期合作伙伴；
政府、行业垄断或媒体广告等具有垄断性质的业务；
按其他程序文件要求可以直接采购的业务
利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就各类变更，如工程类合同设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定
标准文本原则：订立合同应当采用公司统一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照公司或集团以前最相类似的合同标准文本
事前签订原则：对应该签订书面合同书并有款项收付内容的业务需事先签订合同，然后开始履行。特殊紧急情况下，应有审批权限领导的审批，但应在一周内按已审批内容签订书面合同，补全手续
诉讼原则（适用于工程类合同）：工程类合同条款中关于合同争议解决办法一律采用诉讼方式解决，不得选用仲裁或其他方式
合同的起草、谈判、定稿、编号
设计类合同
设计部负责根据设计进度计划要求完成设计合同的起草、谈判、定稿（合同一式六份）
施工/监理合同
成本部根据承包商进场计划要求，在完成承包商选择工作后，及时组织完成施工/监理合同的起草，由成本部负责合同的谈判及最终定稿，工程部、法务人员等参与合同的谈判（合同一式七份）
材料/设备合同
成本部根据材料/设备进场计划要求，在完成承包商及供应商选择工作后，及时组织完成材料/设备合同的起草、谈判和定稿（合同一式八份）
5.2.4 报批报建类及配套类合同
配套部负责根据工程进度计划要求完成合同的起草、谈判（商务谈判需设计部、成本部介入）、定稿（合同一式六份）
合同的审批
设计类合同（报批报建类及配套类合同参照此执行）
设计部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批表》一起传至成本部审核
成本部对合同条款进行复核后，提交财务部审核，审核后交行政人事部法务人员进行法律审核，再交设计部分管领导根据《授权管理手册》的审批权限进行权限内的审批，权限外合同经审核后交总经理审批
审批完的合同由行政人事部根据公司的印章管理权限加盖合同章并存档《合同审批表》后转至设计部，合同成立
工程、材料设备合同
成本部将工程合同及附件（定标单位审批表、中标通知书、招标文件等），连同《合同审批表》一起传至对应项目部进行审核，项目部审核后提交工程部
工程部对合同条款进行审核，审核完成后提交财务部复核，复核后交行政事部法务人员进行法律审核，再交成本部分管领导审核，合同金额在200万以内的提交事业部总经理审批；合同金额在200万以上的，由事业部总经理审核后，提交集团成本管理部审核，成本管理部分管领导审核，集团总裁审批
审批完的合同由行政人事部根据公司的印章管理权限加盖合同章并存档《合同审批表》后转至成本部，合同成立
5.3.3 报批报建类及配套类合同
1）配套部将定稿后的合同及附件，连同《合同审批表》一起传至成本部审核
2）成本部对合同条款进行复核后，提交财务部审核