编制：
相关职能部门

审核：

批准：

文件控制程序
编号
XXZY/SOP-4.2.3

版号
A修改：第0次

生效日期
XX年3月12日

1、目的
对质量管理体系所要求的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效文件，防止失效或作废。

2、适用范围
适用于本校教育教学服务质量管理体系有关文件的控制。

3、流程及要求
阶段
工 作 流 程
工 作 内 容 及 要 求
责任部门
管理文件
记录

策

划

1.学院的质量管理体系文件通常分为：
①质量手册；
②程序文件；
③管理文件；
④质量记录；
⑤外来文件。

实

施

2.1质量手册编号。

XXZY / QM
质量手册
XX职业技术学院缩写
2.2程序文件编号。

XXZY / SOP－□□
章节号
程序文件
XX职业技术学院缩写
2.3管理文件编号。

XXZY / IW－□□
文件序号
管理文件
XX职业技术学院缩写
2.4文件的版号以A、B、C…依次类推，修改号以0、1、2…依次类推。2.5记录的编号按《质量记录控制程序》执行。

2.6外来文件编号按各自原来的编号。

办 公 室
相关部门

收文
登记薄

3.1《质量手册》由文件编制小组组织编写,管理者代表审核,院长批准。

相关部门

文件审批签 发 表

3.2程序文件由相关职能部门编写,管理者代表审核,院长批准。

3.3其他文件分别由相关职能部门编制,部门分管副院长审核,院长批准。

4.1文件发放时，由办公室填写“文件发放回收清单”，与文件使用部门办理领取签字手续，确保在使用处获得适用文件的有关版本。

4.2学校范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号，向顾客提供的文件为“非受控”文件不盖印章。

4.3办公室负责收集国家和教育主管部门的教育法规和相关文件，适时宣贯。

4.4外来文件收到时，办公室应识别其适用性及版本的有效性，控制分发。

4.5教务处负责教学相关文件的收集、整理和归档。

4.6使用文件受到严重损害时，应到发文部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由办公室收回。

4.7若文件丢失，应向发文部门说明原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，原分发号同时作废。

4.8人员调出时，办公室应负责收回其领用的文件。

办 公 室
教 务 处
相关部门

文件发放回收清单

档案查阅
登 记 薄

5.1质量体系文件的更改，由提出部门组织，填写文件更改单，经院长批准后实施。

5.2文件更改时，要做好记录，保存更改单，适时收回相应作废文件。

5.3文件更改的情形如换页、局部修改，必须注明。

5.4文件五次以上更改或更改内容超过30 %时应换版，换版同时作废原文件。

文件
更改单

6.1文件应放在干燥、通风、安全的地方。

6.2所有的文件原稿及其“文件发放回收清单”由办公室统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。

6.3办公室负责编制并及时更新“质量文件一览表”和“外来文件一览表”以反映版本最新情况。

6.4作废文件由办公室收集后填写“销毁申请单”，批准后统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件分开保存。

办 公 室
相关部门

质量文件一 览 表

文件销毁申 请 单

外来文件一 览 表

6.5留用的作废文件，应办理手续，加标识并单独存放。